Amb el creixement i explosió de WhatsApp a tot el món, moltes empreses han recorregut a aquesta aplicació per fer el seu negoci més atractiu i fàcil de trobar. Encara que pot resultar una bona eina per a empreses, hi ha algunes pràctiques que la teva empresa mai ha de fer.
WhatsApp és una aplicació que s’estima i s’odia a parts iguals. No hi ha dubte que tothom amb un smartphone la fa servir, o almenys l’ha usat fins fa relativament poc, segons testifica el nombre de 500 milions d’usuaris actius al mes. Però no només hi ha 500 milions de persones connectades intercanviant fotos i vídeos, també hi ha empreses.
Moltes d’elles han vist en WhatsApp una forma de comunicar-se amb potencials clients. Amb que et tinguin en la teva llibreta de contactes ja és suficient per poder comunicar amb tu, i això ha provocat que empreses, tant grans com petites, usin l’app per parlar amb els seus clients, potser creant un vincle més personal entre tots dos i millorant el negoci .
Amb una ullada ràpida a Twitter podem trobar centenars de mencions d’empreses i negocis que fan servir WhatsApp per ara fer reserves, o fins i tot empreses de reparació que agreguen el número de telèfon per comunicar errors.
Però com empreses, cal tenir molta cura amb el que es comunica mitjançant missatgeria.
Errors més comuns
El primer error que les empreses cometen és l’ús de WhatsApp en si. L’aplicació, encara popular, s’ha demostrat contínuament que és insegura per transmetre dades importants i privades. La seguretat dels teus clients o dels teus usuaris ho hauria de ser tot, i usar WhatsApp crea una via ràpida de comunicació, però molt insegura.
Com a part d’aquesta inseguretat, és una bogeria compartir documents importants de la teva empresa mitjançant WhatsApp, i molt menys informació que pugui comprometre el teu negoci.
Un altre dels errors més comuns que s’han trobat és la gestió des d’un sol número en serveis que moltes persones podrien utilitzar. Contracta diverses línies i gestiona des de diferents equips o persones les incidències, això no farà que es quedin una llarga llista d’incidències o missatges per llegir. Divideix i guanyaràs.
Molts dels problemes d´escletxes de seguretat que tenen WhatsApp i altres aplicacions de missatgeria utilitzades per connectar amb clients i treballadors d’una mateixa empresa és l’ús del terminal com una cosa personal. Això és una cosa molt normal avui en dia: és l’anomenat BYOD-Bring Your Own Device (“porta el teu propi dispositiu”) – en què cada vegada més, en les empreses es permet el mòbil personal com a dispositiu de treball.
Però quan un mòbil es fa servir per comunicar-se amb clients això és un gran error. Mai hauries utilitzar un dispositiu dedicat a la comunicació d’aquesta manera com el teu propi mòbil. Sobretot fer servir per descarregar desenes d’aplicacions ja que en plataformes com Android és un risc: s’han vist casos d’aplicacions que usaven les dades de l’aplicació WhatsApp o Telegram per qui sap què.
Protecció de dades
El més preocupant de l’ús de WhatsApp per part d’empreses és sens dubte el desconeixement de la Llei de Protecció de Dades. Aquesta llei és molt dura amb empreses que comenten o fan servir dades personals de clients per canals que mai haurien de passar. I menys per canals insegurs.
En els termes d’ús de WhatsApp s’indica que no poden garantir la seguretat de les dades que es transmeten, i és l’usuari el que assumeix el risc de la informació que estàs a punt de compartir.
Utilitzar dades personals mitjançant WhatsApp es pot considerar com un incompliment de les obligacions de les empreses davant la protecció de dades, amb unes multes que poden arribar des dels 900 € fins als 600.000 €. Això inclou des del número de telèfon, l’estat, la data i hora de connexió i fins i tot la foto de perfil. “Les empreses són responsables jurídiques de les dades personals que custodien dels seus clients i, com a tals, estan subjectes a la Llei Orgànica de Protecció de Dades, que contempla com a dada personal qualsevol informació que identifica o fa identificable una persona física”.
Potser la millor eina de l’empresa davant aquesta situació, de continuar volent usar WhatsApp o qualsevol aplicació de missatgeria per comunicar-se amb clients, és obtenir el consentiment del client per l’ús d’aquest tipus d’aplicacions, incloent com una clàusula en contractes perquè les dues parts autoritzen els canals de comunicació. El problema és, que en molts negocis on no hi ha contractes pel mig, això és pràcticament impossible d’aconseguir.