Com ja hem advertit altres vegades, l’incompliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD) pot comportar sancions econòmiques. En el cas de la gestió de la documentació, la LOPD en el seu principi de seguretat, obliga els responsables dels fitxers a què adoptin una sèrie de mesures que donin suport o asseguren la seguretat de les dades i s’evitin accessos que no estiguin autoritzats. L’incompliment del que anteriorment comentat pot suposar una infracció greu, és a dir, pot suposar una sanció econòmica de fins a 300.000 €.
La gestió dels documents, no solament implica l’emmagatzematge dels mateixos sinó que a més també cal tenir present la destrucció dels documents. La Llei ens indica que una vegada que, hagi conclòs la finalitat de la recollida dels documents i el seu tractament, i hagi passat un període de conservació dels mateixos, s’ha de destruir la informació. A més, la destrucció s’ha de fer de manera que aquesta informació i dades no puguin tornar a ser recuperats.
Per realitzar la destrucció documental poden utilitzar dues formes diferents. Quan el volum dels documents no és massa alt (particulars, pimes, etc …) el més normal sols ser la de tenir una destructora de paper. D’altra banda, quan el volum dels documents és molt alt se solen contractar els serveis d’empreses especialitzades en la destrucció d’arxius.
En aquest cas, moltes empreses no realitzen de forma correcta la destrucció de la informació i fins i tot moltes altres ni tan sols procedeixen a la destrucció d’aquestes dades que haurien de ser confidencials. Per això, és comú que apareguin dades i informació documental en diversos llocs com la via pública, contenidors, escombraries, etc …
Des de Pedrosa Busquets & Associats, recomanem el portar a terme, no solament una adequada destrucció de la informació i de les dades que ja no ens són necessaris, sinó també d’un bon emmagatzematge, dipòsit, custòdia i transport dels fitxers, documents o dades. Cal tenir en compte de dur a terme erròniament aquesta cadena pot suposar sancions, per mitjà de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD), i desprestigi a diversos nivells. Per tant, un bon servei de destrucció de documents, a més d’un estalvi de diners, també suposa un estalvi d’espai.
Joan Pedrosa
C.E.O.
Pedrosa Busquets & Associats, S.L.
Protecció de Dades
Vic, Osona