Els col·legis, ja siguin públics, concertats o privats, tenen l’obligació de complir el que disposa la LOPD. El tractament de les dades de caràcter personal de què disposen requereix de la implementació de mesures que comporten un nivell de seguretat qualificat com a alt, per l’Art. 80 del Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel qual es aprova el Reglament de desenvolupament de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.
Des del moment en què els pares sol·liciten l’ingrés dels seus fills a l’escola, fins al moment en què els seus fills l’abandonen, els col·legis es converteixen en receptors de dades de caràcter personal de naturalesa molt sensible, que afecta tant a la imatge dels alumnes, (a través de fotografies realitzades durant les activitats escolars que participin, en les excursions, o per a la realització d’orles), al seu honor, a la intimitat personal, la seva salut, (Al·lèrgies, celiaquies, o malalties que afecti el sistema digestiu, endocrí o metabòlic), com a la seva capacitat física i intel·lectual, (minusvalideses o discapacitats físiques o psíquiques, la seva pertinença a minories ètniques; la condició d’immigrant; la professió d’una religió; la elecció d’ètica o religió; elecció d’extraescolars, fins a tot tipus informes psicològics, psicopedagògics o metges realitzats en els col·legis o rebuts per aquests).
El tractament i/o cessió de les dades de caràcter personal de què disposen els centres educatius haurà de comptar amb l’ineludible consentiment dels alumnes si són majors de catorze anys. En un altre cas, els centres hauran de demanar el consentiment dels pares o tutors (article 13 del Reglament de desenvolupament de la LOPD).
De manera que si el centre no té el ineludible consentiment exprés per a la cessió de dades no podrà realitzar cap trasllat d’expedient dels alumnes a un altre centre, ni el lliurament de dades o informes a facultatius mèdics externs, ni el lliurament de noms i cognoms o direccions a l’AMPA, a empreses de transport, a empreses que celebrin concursos en què participin els alumnes, a Associacions d’Antics Alumnes, ni als ajuntaments. Ni podrà fer transferències internacionals de dades per a l’intercanvi internacional d’alumnes.
Per a l’adequat tractament de les dades personals de què disposa el centre, es fa especialment necessària, la celebració de contractes de confidencialitat que ha de subscriure els centres amb el seu personal, no només amb el professorat sinó també amb personal administratiu, de neteja, de cuina als que els obliga el deure de sigil respecte dels dades que coneguin derivats de les seves funcions. Així com l’obligació dels centres de informar els seus empleats de les funcions que els corresponen en aquesta matèria.
A més, els centres hauran inventariar els suports informàtics de què disposin, i realitzar còpies de seguretat i recuperació de les dades de caràcter personal no només dels seus terminals sinó dels documents en suport paper, tenint en compte especialment, que pot tractar de documentació com exàmens o informes que poden treure del centre el personal docent per estudiar a casa.
Adquireix una especial significació la realització d’auditories periòdiques del tractament de les dades del centre per tal de mantenir actualitzada la adaptació a la llei.
Els col·legis han de facilitar l’efectivitat dels drets d’accés, rectificació o cancel·lació que corresponguin als afectats.
En el compliment de la LOPD dels centres docents han de ser baluard de la preservació del honor i intimitat dels alumnes.