12Gen

Poden els bufets d’advocats confiar a internet per fer negocis?

El món de l’advocacia ha d’aprofitar Internet per fer negocis ja que proporciona una manera més eficient per interactuar amb clients, companys de bufet i en general amb tot l’ecosistema legal

Cal prevenir la manca de seguretat i la percepció de la privacitat amb eines que garanteixin la confidencialitat i integritat de la informació fins i tot quan està fora de les seves mans.

Les tecnologies de la informació no són més el futur, sinó el present ja que ara formen part del nostre dia a dia. Tots els sectors de l’economia han fet esforços importants per adaptar-se al nou context i aprofitar en benefici seu. Com Richard Susskind, pioner de les aplicacions IT en el sector legal, va dir: “l’advocacia tindrà major canvi en la pròxima dècada que en els últims 200 anys”, per tant en l’actualitat es troba immersa en un procés revolucionari que canviarà significativament la forma de treballar en aquest sector.

Una gran quantitat de dubtes i preocupacions sorgeixen en aquest procés. La manca de seguretat, la manca de coneixement suficient, i la por a la novetat són algunes de les objeccions que molts advocats argumenten per no incorporar les noves tecnologies al seu treball diari. En aquesta línia, les notícies sobre la seguretat, o millor dit, la manca d’ella en la xarxa, no ajuden molt per convèncer els advocats sobre la seguretat de l’ús de TI.

Internet té una gran quantitat de bretxes que permeten la incursió d’agents externs i, a més permet a les persones internes robar informació de les bases de dades corporatives o documents d’intercepció que s’intercanvien a usar-lo.

El material amb el qual treballa una firma d’advocats i una gran informació que maneja és confidencial. No es pot tolerar perdre ja que significa el nucli del seu negoci

La naturalesa intangible i digital d’Internet dóna molta més alta percepció d’inseguretat de la informació de la qual és la manipulació i l’intercanvi d’informació a través dels “mitjans físics” tradicionals. Sembla que quan un arxiu es comparteix a través d’Internet irremeiablement perds el control del mateix. Aquesta declaració es fa per molts advocats: “no podem tenir plena confiança en les xarxes socials, correu electrònic, plataformes d’emmagatzematge en el núvol i altres serveis de xarxa fins que no siguin capaços de demostrar que s’apliquen de manera efectiva els controls adequats per preservar la privacitat “.

Aquesta percepció no és exclusiva dels advocats i hi ha molts estudis i estadístiques que mostren la falta de confiança en els nivells de privacitat i confidencialitat que ofereixen els serveis d’Internet. Així que si el públic en general no confia, per què ho haurien de fer els advocats?

bufets internet

Però … no hi ha altra opció, l’intercanvi d’informació confidencial en forma digital utilitzant els serveis d’internet amb clients o usuaris d’una mateixa empresa no és opcional. Això és part de la vida actualment en un bufet d’advocats i no hi ha voltes enrere. Ser eficaç en l’ús d’internet i oferir els millors serveis d’assessorament és molt important com a avantatge competitiu. Garantir la confidencialitat entre client i advocat pot ser un gran avantatge.

Llavors … Com ple aquest buit? He de viure amb això i confiar en la bona sort amb la finalitat de no perdre cap informació confidencial? Sí, alguns aposten per aquesta estratègia, però estan condemnats.

Com seria el poder enviar documents confidencials a través de qualsevol canal: correu electrònic, emmagatzematge en el núvol, USB … etc de tal manera que només les persones que tu decideixis tinguin dret a llegir-lo?

I com seria si els receptors d’aquesta documentació tinguessin permís només per llegir-lo, imprimir-lo o editar-?

I si pogués revocar el permís a llegir-lo o editar-després d’haver-los enviat, en remot i quan jo vulgui? I només donar permís d’accés al document en el període de temps que jo decideixi?

Sí, tens aquesta opció, Prot-On, una eina de descàrrega gratuïta amb la qual pots fer tot això amb qualsevol tipus de document. Encripta els teus arxius amb un algoritme segur AES 256, (el que fan servir en els bancs dels EUA), i configura que usuari té permís sobre cada document i quin tipus de permís. En aquest punt pots enviar l’arxiu a través del teu canal de comunicació preferit, segur que només les persones que decideixis tindran accés a ell i ningú més. Si canvies d’opinió i desitges eliminar els permisos concedits a una persona, pots fer-ho en remot, sigui on sigui el fitxer enviat.

Per què has de fer servir la tecnologia IT de seguretat en un Bufet d’advocats?

– Modernitzar el teu bufet amb els avantatges de les noves tecnologies i la tranquil·litat del control permanent de la informació.

– Reduir el consum de paper i evitar la pèrdua de lligalls mitjançant l’ús de còpies digitalitzades degudament protegides.

– Evitar filtracions de correspondència amb clients i expedients judicials sensibles.

– Accedir a la base de dades documental en el núvol des de casa amb total seguretat.

– Subcontractar serveis jurídics externs amb garantia de confidencialitat.

– Gestionar els temps de disponibilitat d’una informació decidint per endavant a partir de quin dia i hora quedarà accessible o inaccessible un document.

– Conèixer en detall qui i quan han utilitzat la documentació enviada anteriorment.

– Evitar fugues d’informació per part d’ex-empleats, empleats deshonestos o col·laboradors externs.

Ara és possible per a un bufet d’advocats aprofitar plenament els serveis d’Internet per l’avantatge competitiu, l’eficiència i la satisfacció del client, sense córrer cap risc de pèrdua d’informació. Només cal utilitzar una eina senzilla i adequada.